Como liderar uma reunião com seu conselho

Objetividade: esta é a palavra de ordem e que deve imperar nas reuniões de conselho de sua startup. Isso porque, assim como todas as ações da empresa nesta fase, tudo precisa ser ágil - tanto do ponto de vista da tomada de decisões quanto da otimização do tempo voltado à produtividade. Portanto, planejar e definir as pautas a serem discutidas é primordial para que estas reuniões cumpram o seu papel.

Por uma questão cultural, englobada por burocracias e grande nível hierárquico nas organizações convencionais,  é comum ao empresariado brasileiro esta falta de objetividade. Dá-se muita margem para a informalidade exacerbada, má organização dos pontos a serem abordados, falta de planejamento e, muitas vezes, é comum que os envolvidos se percam em assuntos secundários.

Para que a reunião de conselho da sua startup não siga esta linha, abaixo listamos 6 dicas para que este cenário não se torne parte da cultura de sua empresa, tornando-as mais objetivas e, assim, gerando melhores resultados para o seu negócio!

1.Planejamento é fundamental: defina o que será dito e a ordem das pautas abordadas

Antes de entrar para a sala de reunião é importante ter todas as pautas definidas e elencadas por ordem de prioridades. Isso porque, mesmo com o planejamento e esforços pela objetividade, algo pode acabar rendendo mais discussão do que o esperado. Ao tomar esta atitude, você garante que o imprescindível não será postergado.

 Alguns aspectos que devem ser levados em consideração neste processo que antecede estas reuniões: as interdependências entre pautas, o grau de importância e a necessidade de tempo para discussão que cada uma poderá consumir. Para assuntos mais densos, é importante, inclusive, destrinchar os subtópicos para abordagem, seguindo os critérios considerados para os temas centrais.

2.Garanta um ambiente confortável, leve e respeitoso

O líder da reunião deve ter em mente que quanto mais natural e leve for a reunião, mais à vontade todos ficarão. Por isso, mais eficaz e eficiente ela será. Portanto, além de se preocupar com o ambiente físico, garanta alguma descontração (comedida), determine o tempo de discussão para cada assunto e evite que haja fuga da pauta retomando a liderança de forma sutil.

3.Comece sempre pela apresentação e comparação dos resultados

Em geral, a pauta mais esperada em reuniões de conselho é aquela referente à apresentação de resultados. Isso porque, a partir deles, será possível tomar decisões mais certeiras sobre os próximos passos da sua startup. Portanto, começar por ela irá eliminar a ansiedade, a especulação e, muito possivelmente, servirá de influência nas pautas seguintes.

Quanto maior a variedade das informações apresentadas melhor, desde que elas sejam de fato relevantes. Portanto, em sua preparação para a reunião, atente-se ao cruzamento dos dados das maneiras mais diversas possíveis, levando informações já consolidadas. Para isso, não se esqueça de incluir comparativos entre períodos para um entendimento mais real sobre estes resultados. Apresente gráficos e relatórios de modo que os indicadores de performance fiquem claros e autoexplicativos.

4.Limite a reunião a uma hora e trinta minutos de duração

É comprovado por estudos que estas reuniões não podem ter duração superior a uma hora e trinta minutos. Isso porque, após este tempo, o nível de dispersão e impaciência aumenta consideravelmente, o que tende a influenciar negativamente as tomadas de decisões. Por isso, tente enquadrar todos os assuntos em um período próximo ao indicado, garantindo a produtividade e a geração de ideias.

5.Não tolere adversidades de cunho pessoal durante a reunião

O líder deve estar preparado para intervir sempre que perceber que as discussões estão sendo motivadas por preferências pessoais, como empatia, questões ideológicas e até mesmo disputa de ego entre os participantes. É preciso ter pulso firme! Por isso, todo e qualquer tipo de atitude que indiquem este posicionamento entre os integrantes deve ser banida.

6.Garanta a democracia

Tanto nas discussões quanto nas decisões propriamente ditas, é preciso garantir que a democracia impere. Ou seja, deve ser dada a palavra a todos aqueles que desejem expor sua opinião e argumentos, assim como as decisões devem ser tomadas levando em consideração o desejo da maioria - ou conforme a distribuição do grau de importância de cada participante do conselho.

Estas são algumas dicas que podem auxiliar na árdua tarefa de liderar uma reunião de conselho. Seguindo-as, possivelmente o resultado será surpreendentemente melhor do que os obtidos em reuniões sem estes cuidados.

E em sua startup, quais são as maiores dificuldade neste tipo de reunião? Compartilhe-as conosco através dos comentários! Vamos criar uma troca de informações em prol da eficiência de gestão e crescimento.

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